L'archivage est un métier

09/04/2010 | Reginfo

Certes, le Guide relatif au dépôt de l'information réglementée auprès de l'AMF et à sa diffusion ne fait pas partie des lectures que l'on emmène en vacances. Pourtant, le document est plus important qu'il n'y paraît au premier abord. Sa dernière version, mise en ligne le 2 mars dernier, contient de précieuses recommandations sur la manière de se mettre en conformité avec la nomenclature de l'AMF, et  de mettre correctement à disposition son information réglementée  sur le site mandaté par l'AMF: http://www.info-financiere.fr. Rappelons que la Directive Transparence a posé le principe selon lequel l'information réglementée doit être accessible sur Internet au plus grand nombre, gratuitement et dans la langue d'origine du pays concerné. Le texte renvoyait aux Etats membres le soin de mettre en place les outils nécessaires pour atteindre cet objectif, ce qu'a fait l'AMF en définissant les règles contenues dans le Guide, dont la première version date de 2007, mais aussi les archiveurs comme REGinfo www.worldreginfo.com, qui se sont mis immédiatement en conformité avec les prescriptions du régulateur. Evidemment, plus les émetteurs et les diffuseurs respecteront les règles imposées, plus l'information sera normalisée, et donc de qualité, facilement accessible et comparable, pour tous les utilisateurs. Toutefois, les observations contenues dans la dernière version du guide montrent que cet objectif n'est pas encore atteint.


Attention au typage de l'information !

Ce qui incite l'AMF à faire cette mise au point d'entrée de jeu  : « Les utilisateurs de la nomenclature doivent être très vigilants sur la qualité du typage des informations qu'ils déposent auprès de l'AMF. En effet, l'AMF recevant un volume considérable d'informations, cette nomenclature lui permet, dans le cadre de sa mission de contrôle de la bonne information du public et du respect des délais de publication de l'information périodique, d'exploiter efficacement ces informations. De plus, les informations réglementées déposées auprès de l'AMF sont intégralement reprises et mises en ligne sur le site d'archivage info-financiere.fr selon la nomenclature renseignée lors du dépôt initial des informations auprès de l'AMF ». Précisons à ce sujet que la mise en ligne sur info-financiere.fr est réalisée sans intervention humaine. Première conséquence, si les documents sont mal indexés lors de leur transfert à l'AMF, ils le seront également lors de leur publication. Ce qui est préjudiciable à l'émetteur mais aussi au public qui utilise précisément l'indexation pour effectuer une recherche, et plus généralement à l'objectif de normalisation de l'information réglementée. Deuxième conséquence, pour des raisons technologiques, si la mise en page originale n'est pas conservée par leur format de diffusion, les tableaux risquent d'être illisibles, et le texte, décalé.

Quelques rappels nécessaires

Le guide apporte plusieurs précisions importantes. Ainsi par exemple lorsqu'un document comporte plusieurs informations réglementées, il convient de lui affecter plusieurs types d'informations. Par ailleurs, il existe des dispenses de diffusion effective et intégrale pour 4 documents : le rapport annuel, le rapport semestriel, l'information financière trimestrielle et le rapport sur le gouvernement d'entreprise et le contrôle interne. Pour ceux-ci, la diffusion d'un communiqué précisant comment se procurer les documents en version intégrale est suffisante. L'AMF souligne néanmoins que cela ne dispense pas d'effectuer le dépôt des documents concernés auprès de ses services.
En outre, elle rappelle qu'une société peut inclure plusieurs types d'informations réglementées dans un même document, elle est alors dispensée de publier ces informations sous forme séparée. Toutefois, le communiqué informant le public de cette publication doit préciser qu'il contient plusieurs informations réglementées. Par exemple, si la société publie dans le document de référence les honoraires des auditeurs légaux et le rapport sur le gouvernement d'entreprise et le contrôle interne, le communiqué devra préciser que le rapport inclut ces éléments.

Distinguer information périodique et permanente

Le lecteur trouvera également dans le guide plusieurs modèles de communiqués de presse, ainsi que des explications détaillées sur l'utilisation de chaque formulaire. C'est l'occasion pour l'AMF de souligner par exemple que le formulaire de type 1001 destiné à l'information permanente ne doit pas être utilisé pour la diffusion de l'information périodique (rapports financiers annuel, semestriel, et information trimestrielle). Une distinction entre information périodique et permanente, qui mériterait peut-être d'apparaître de manière plus explicite dans la nomenclature de l'AMF. On observera par ailleurs que l'AMF prévoit une catégorie « Autres » qu'elle définit ainsi : « Le type 1006 permet aux sociétés de classer toute information privilégiée ne rentrant pas dans les types « Communiqué sur comptes, résultats, chiffres d'affaires » et « Activité de l'émetteur » (acquisitions, cessions, etc.). Il pourra être utilisé pour des communiqués relatifs à la vie du titre, pour informer le public de nouvelles émissions d'emprunts ou de modifications des conditions d'émission de titres de créance, ou pour annoncer, par exemple, la démission ou la nomination d'un dirigeant, une décision de justice, etc. » Cette catégorie est peut-être très utile aux émetteurs confrontés à une information qui ne leur semble pas pouvoir entrer dans les types déjà définis par l'AMF. Un signe sans doute que la nomenclature de l'AMF, définie en 2007, n'est pas encore totalement entrée dans les habitudes. Mais il faut bien admettre que cela pose la question de l'efficacité de l'archivage pour les utilisateurs.

La publication du guide 2010 mérite donc, on le voit, toute l'attention des émetteurs et des diffuseurs. Car il y a encore de sérieux efforts à accomplir pour atteindre les objectifs fixés par la directive Transparence sur la diffusion de l'information réglementée sur Internet.

Andréa Bonhoure